Od 1 stycznia 2025 r. w rozliczeniach podatkowych będzie obowiązywać procedura SME. Dedykowana jest dla małych i średnich przedsiębiorstw, które działają na rynkach unijnych lub mają zamiar podjąć takie działania. Polega na możliwości korzystania ze zwolnienia podmiotowego w VAT w innych krajach UE niż siedziba przedsiębiorcy.

Jakie warunki należy spełnić, aby móc skorzystać z takiego rozwiązania:

• łączny obrót nie przekroczył 100 tys. euro we wszystkich 27 państwach członkowskich w bieżącym i poprzednim roku podatkowym,
• przedsiębiorca nie sprzedaje towarów ani nie świadczy usług, które w danym kraju wymagają obowiązkowej rejestracji do VAT,
• nie przekroczenie progów kwotowych określonych przez dane państwo UE,
• spełnienie warunków do zwolnienia z VAT obowiązujących w danym kraju,
• kraj, w którym przedsiębiorca chce skorzystać ze zwolnienia musi mieć wdrożona procedurę SME.

Uwagi:

• bycie czynnym podatnikiem VAT zarejestrowanym w Polsce nie wyklucza możliwości skorzystania z procedury w innych krajach członkowskich,
• limit 100 tys. euro liczony jest proporcjonalnie do okresu prowadzonej działalności w trakcie roku podatkowego,
• przeliczenia na złote wartości wyrażonych w walutach obcych w celu określenia wartości sprzedaży dokonuje się według kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny w pierwszym dniu roku.

Formalności, jakich należy dopełnić:

1. rejestracja statusu podatnika zwolnionego poprzez złożenie VAT-R, jeżeli wcześniej podatnik nie był zarejestrowany,
2. złożenie tzw. uprzedniego powiadomienia do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście w formie elektronicznej poprzez e-Urząd Skarbowy.

W kolejnym etapie Naczelnik ww. urzędu skarbowego w ciągu 35 dni roboczych podejmie decyzję o nadaniu numeru identyfikacyjnego EX, potwierdzeniu już istniejącego numeru EX (dotyczy rozszerzenia działalności o kolejne kraje członkowskie) lub odmowie nadania numeru EX. Ważność numeru „EX” można sprawdzać na unijnej platformie: SME-on-the-web dostępnej od 1 stycznia 2025.

Czy numer EX wpływa na rejestrację do VAT UE? Numer EX ma charakter wyłącznie identyfikacyjny i służy wyłącznie zwolnieniu z VAT w ramach procedury SME. Podatnik może być natomiast nadal zobowiązany do rejestracji w ramach VAT-UE. Posiadanie aktywnego numeru VAT-UE nie pozbawia prawa do korzystania ze zwolnienia w ramach procedury SME. Numer EX oraz VAT-UE są od siebie całkowicie niezależne. Urzędy skarbowe będą aktualizować statuty podatników zwolnionych z VAT w Polsce, ale zarejestrowanych jako podatnicy VAT UE. Będą oni oznaczani jako „podatnicy VAT zwolnieni” i widoczni na tzw. białej liście VAT.

Podstawowym obowiązkiem podatnika w ramach procedury SME  jest składanie kwartalnych informacji w ciągu miesiąca od zakończenia kwartału, przy czym termin ten nie ulega wydłużeniu, jeśli ostatni dzień przypada na weekend lub dzień wolny od pracy. Powinny one zawierać dane podatnika, polski numer identyfikacyjny EX oraz wysokość obrotów w euro za dany kwartał w każdym państwie członkowskim, w tym wartość sprzedaży w Polsce. Jeżeli numer EX został nadany w kwartale następującym po złożeniu tzw. uprzedniego powiadomienia, przedsiębiorca musi złożyć informacje kwartalne za kwartał, w którym złożono to powiadomienie, oraz za kolejne kwartały poprzedzające nadanie numeru EX. Informacje należy składać wyłącznie poprzez e-Urząd Skarbowy.

Rezygnacja ze zwolnienia SME będzie skuteczna od:

• pierwszego miesiąca kwartału następującego po kwartale, w którym podatnik poinformował o tej rezygnacji – w przypadku gdy poinformowanie nastąpiło w pierwszym albo drugim miesiącu kwartału,
• drugiego miesiąca kwartału następującego po kwartale, w którym podatnik poinformował o tej rezygnacji – w przypadku gdy poinformowanie nastąpiło w ostatnim miesiącu kwartału.

Skutkiem rezygnacji będzie dezaktywacja nadanego numeru EX.

Podobnie jak w przypadku krajowego zwolnienia podmiotowego w VAT możliwa jest utrata prawa do zwolnienia w ramach SME:

• po przekroczeniu limitu 100 tys. euro obrotów łącznie na terenie całej UE – utrata prawa do transgranicznego zwolnienia z VAT,
• po przekroczeniu limitu ustalonego w danym kraju członkowskim – utrata prawa do zwolnienia VAT tym kraju.

Podatnicy, którzy przekroczą roczny obrót 100 tys. euro w Unii Europejskiej, czyli stracą prawo do zwolnienia VAT, mają 15 dni roboczych na złożenie informacji kwartalnej za okres od początku kwartału do dnia przekroczenia tej kwoty. W tym przypadku jeśli termin upłynie w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, ulega on wydłużeniu do pierwszego dnia roboczego następującego po tym dniu

Procedura SME ma na celu umożliwienie małym przedsiębiorstwom z innych państw członkowskich Unii Europejskiej dokonywania transgranicznych dostaw zwolnionych z podatku VAT w taki sam sposób, jak podmioty krajowe.  Chodzi o zapewnienie równych warunków dla wszystkich małych i średnich przedsiębiorstw (Small Medium-sized Enterprise), niezależnie od ich siedziby.

Więcej informacji można znaleźć TUTAJ.

Jest to osobowa spółka handlowa posiadająca co najmniej dwóch wspólników:

• komplementariusza – odpowiadającego za zobowiązania spółki w sposób nieograniczony,
• akcjonariusza – nie odpowiadającego za zobowiązania spółki.

Minimalny kapitał zakładowy wynosi 50.000 zł.

Spółka powstaje poprzez:

• podpisanie statutu w formie aktu notarialnego przez wszystkich komplementariuszy,
• wniesienie wkładów przez komplementariuszy i akcjonariuszy,
• akty związania – oświadczenia akcjonariuszy sporządzone w formie aktu notarialnego,
• objęcie akcji przez akcjonariuszy,
• wpis do Krajowego Rejestru Sądowego.

Firma spółki komandytowo-akcyjnej powinna zawierać nazwisko bądź nazwy jednego, kilku lub wszystkich komplementariuszy oraz dodatek „spółka komandytowo-akcyjna” lub „S.K.A.”

Na gruncie podatkowym spółka ma status podatnika podatku od osób prawnych (CIT) i jej dochody mogą być opodatkowane następującymi stawkami:

• 9% – zarezerwowana dla małych podatników, u których wartość przychodu ze sprzedaży w poprzednim roku nie przekroczyła 2 mln euro,
• 19% – dla pozostałych podmiotów.

Osobna kwestią jest opodatkowanie transferu środków do wspólników, czyli wypłata dywidendy. Objęta jest ona podatkiem dochodowym w wysokości 19%. Mamy tutaj zatem do czynienia z podwójnym opodatkowaniem – na poziomie spółki oraz na poziomie wspólników.

Komplementariusze są objęci ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym. To oni, a nie spółka są płatnikami składek. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. W 2024 r. wynosi ona 4.694,40 zł. Z kolei podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne wynosi kwota przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego. Dla 2024 r. wysokość składki zdrowotnej wynosi 699,11 zł.

Podstawowe zalety tej formy prowadzenia działalności:

• wyłączenie osobistej odpowiedzialności po stronie akcjonariuszy,
• możliwość pozyskiwania kapitału poprzez emitowanie akcji,
• możliwość uniknięcia podwójnego opodatkowania.

Wady spółki komandytowo-akcyjnej:

• kapitał zakładowy w wysokości 50.000 zł,
• obowiązek prowadzenia pełnej księgowości,
• pełna odpowiedzialność komplementariuszy za zobowiązania spółki,
• wymóg podejmowania uchwał w formie aktu notarialnego.

W ostatnich dniach Sejm uchwalił ustawę o kasowym PIT. Rozwiązanie to ma działać na zasadzie dobrowolności już od 2025 roku i jest dedykowane dla przedsiębiorców spełniających łącznie następujące warunki:

• przychody z prowadzonej działalności w poprzednim roku nie przekroczyły 250 000 EUR (zgodnie ze średnim kursem NBP na dzień 1.10.2024 – 1.071.150 PLN),
• prowadzą uproszczone formy ewidencji księgowej,
• nie prowadzą działalności w formie spółki,
• złożą do 20 lutego lub 20 dnia miesiąc następującego po rozpoczęciu działalności oświadczenie o wyborze metody kasowej.

Raz złożone oświadczenie o wyborze metody kasowej będzie obowiązywać do czasu jego odwołania pod warunkiem spełnienia ustawowych przesłanek. Rozwiązanie dotyczy wszystkich sposobów opodatkowania:

• skala podatkowa,
• podatek liniowy,
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
• IP-Box.

Co zmienia metoda kasowa? Zgodnie z ogólną zasadą przychód powstaje z chwilą wystawienia faktury, wydania towaru lub wykonania usługi. Kwestia otrzymania należności jest sprawą drugorzędną i nie ma wpływu na wysokość podstawy do opodatkowania. Zgodnie z metodą kasową przychód powstanie dopiero z chwila uregulowania częściowej lub pełnej należności przez kontrahenta, jednak nie później niż w ciągu 2 lat od wystawienia faktury lub w dacie likwidacji działalności. Koszty uzyskania przychodu również będą potrącane dopiero w momencie ich fizycznej zapłaty, z wyłączeniem odpisów amortyzacyjnych.

Kasowy PIT będzie dotyczył tylko transakcji udokumentowanych fakturami i w relacji b2b. Wyłączone z niego zostały przychody ze sprzedaży środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. W sytuacji przekroczenia limitu przychodów w trakcie roku podatkowego, utrata prawa do kasowego PIT nastąpi w kolejnym roku podatkowym.

Zaproponowane rozwiązanie powinno poprawić płynność mniejszych przedsiębiorstw, jednak z drugiej strony będzie wymagało kontrolowania terminów płatności, co może być dodatkowym obciążeniem czasowym.

Od 1 listopada 2024 r. wchodzą w życie przepisy dające wybranym przedsiębiorcom prawo do miesięcznego zwolnienia z opłacania składek na ubezpieczenie społeczne. Kto może skorzystać z takiego rozwiązania:

• mikroprzedsiębiorca wpisany do CEiDG,
• liczba osób zgłoszonych do ubezpieczeń nie przekracza 10,
• obrót nie przekracza 2 mln zł.

Kiedy należy złożyć wniosek o przerwę w opłacaniu składek? W tym roku będzie można skorzystać z wakacji składkowych w miesiącu grudniu, pod warunkiem złożenia wniosku w listopadzie. Począwszy od 2025 r. będzie to dowolny wybrany miesiąc, a stosowny wniosek powinien być złożony w miesiącu poprzedzającym.

Składki objęte zwolnieniem:

• ubezpieczenie emerytalne,
• ubezpieczenie rentowe,
• ubezpieczenie chorobowe (jeżeli przedsiębiorca był objęty dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym),
• ubezpieczenie wypadkowe
• Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy.

Zwolnieniem nie jest objęta składka zdrowotna. Przerwa w opłacaniu składek nie oznacza utraty prawa do świadczeń. Składki za ten okres będą finansowane z budżetu państwa. Korzystanie z wakacji składkowych w żaden sposób nie oznacza zawieszenia działalności. Przedsiębiorca ma prawo do prowadzenia działalności w dotychczasowej formule.

Wniosek będzie składany elektronicznie przez PUE ZUS, a udzielone wsparcie będzie traktowane jako pomoc de minimis.

Ustawa dostępna jest TUTAJ.

Zbliża się termin rocznego rozliczenia składki zdrowotnej. Dokonujemy go w kwietniowej deklaracji DRA składanej do 20 maja 2024 r.

W przypadku powstania niedopłaty należy ją uregulować w terminie płatności dla kwietniowej deklaracji. Co zrobić natomiast z powstałą nadpłatą?

W pierwszej kolejności należy złożyć wniosek o zwrot nadpłaty RZS-R za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Po złożeniu deklaracji za kwiecień ZUS przygotuje wniosek o zwrot nadpłaty i udostępni go w PUE. Wystarczy go zaakceptować. Warunkiem otrzymania zwrotu jest brak zaległości na koncie.

Jak potraktować otrzymany zwrot z podatkowego punktu widzenia? Wszystko zależy od wybranego sposobu opodatkowania.

1. Zasady ogólne – skala podatkowa – składka zdrowotna nie jest zaliczana do kosztów uzyskania przychodu, nie jest też w żaden sposób odliczana od dochodu. Otrzymany zwrot będzie neutralny podatkowo.
2. Zasady ogólne – podatek liniowy – podatnik ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu składkę zdrowotną do wysokości ustawowego limitu (2023r. – 10.200 zł). Otrzymany zwrot nadpłaty należy ująć w dacie otrzymania jako korektę kosztu. Jeżeli podatnik nie ujmował zapłaconej składki w kosztach, a odejmował ją od dochodu, wówczas w zeznaniu podatkowym za rok, w którym otrzymano zwrot należy kwotę nadpłaty doliczyć do dochodu.
3. Ryczałt – podatnik rozliczający się ryczałtem ma prawo odliczyć od przychodu 50% zapłaconych składek. W przypadku otrzymania zwrotu należy doliczyć go do przychodu w zeznaniu podatkowym. Jeżeli podatnik osiąga przychody opodatkowane różnymi stawkami ryczałtu, wówczas dolicza składkę proporcjonalnie do każdego przychodu.

Kolejnym etapem w procesie wdrażania KSeF jest przydzielenie uprawnień. Odbywa się to z poziomu Aplikacji Podatnik w KSeF.

Rodzaje uprawnień:

• do pracy w ramach KSeF – nadawane osobie fizycznej, np. pracownikowi lub wspólnikowi spółki,
• do wystawiania faktur w ramach samofakturowania – nadawane innemu podmiotowi,
• do wystawiania i dostępu do faktur jako przedstawiciel podatkowy w ramach KSeF,
• do wystawiania i dostępu do faktur – nadawane innemu podmiotowi, np. biuru rachunkowemu.

Najszerszy możliwy zakres uprawnień dotyczy osoby fizycznej i obejmuje on następujące czynności:

• zarządzanie jednostkami zależnymi,
• zarządzanie uprawnieniami w KSeF,
• przeglądanie uprawnień w KSeF,
• wystawianie faktur ustrukturyzowanych,
• dostęp do faktur w KSeF,
• generowanie UPO.

Możliwe jest przydzielenie wszystkich powyższych uprawnień lub tylko wybranych.

Uprawnienia przydzielane innym podmiotom obejmują jedynie możliwość wystawiania i dostępu do faktur.

Identyfikatorem osoby fizycznej jest PESEL, natomiast w przypadku podmiotów jest to numer NIP.

Podmioty, którym udzielono uprawnienia mają możliwość jego delegowania na osoby fizyczne. Przykład: Klient biura rachunkowego nadaje biuru uprawnienie do wystawiania i dostępu do faktur. Z kolei biuro uprawnia swojego pracownika do dostępu i/lub wystawiania faktur w imieniu Klienta.

Od 1 lipca 2024 r. wchodzi w życie Krajowy System e-Faktur (KSeF). Dla wielu podmiotów oznacza to rewolucję w fakturowaniu. Warto zatem przygotować się do tego procesu z wyprzedzeniem i opracować szczegółowy plan wdrożeniowy.

Punktem wyjścia jest przydzielenie uprawnień do funkcjonowania w KSeF. Warto zatem zacząć od Aplikacji Podatnika w KseF dostępnej na stronie podatki.gov.pl.

Aplikacja ta pozwala na:

• wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-faktur,
• zarządzanie uprawnieniami.

Logowanie możliwe jest po uprzednim uwierzytelnieniu, które odbywa się za pomocą:

• profilu zaufanego (osoby fizyczne)
• certyfikatu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej (pozostałe podmioty).

Osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą domyślnie przypisane są uprawnienia właścicielskie. Pozostałe podmioty uprawnienia muszą przydzielić poprzez zgłoszenie do US za pomocą formularza ZAW-FA. Z obowiązku zawiadamiania US zwolnione są podmioty posiadające pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP. Wówczas korzystanie z KSeF odbywa się na zasadzie pierwotnych uprawnień właścicielskich.

Rodzaje uprawnień:

1. nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,
2. wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
3. wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Jakie czynności możliwe są po zalogowaniu do aplikacji?

1. wystawianie faktur w oparciu o gotowy formularz,
2. wczytywanie faktur z plików xml,
3. przeglądanie faktur sprzedażowych i zakupowych,
4. nadawanie uprawnień innym podmiotom oraz zarządzanie nimi,
5. generowanie tokenów,
6. generowanie wewnętrznych identyfikatorów – dedykowanych dla dużych podmiotów.

e-Urząd Skarbowy umożliwia załatwienie wielu spraw online, bez konieczności wizyty w stacjonarnym Urzędzie Skarbowym. W ramach usługi dostępne są 2 rodzaje kont:

• konto organizacji – dedykowane jednostkom organizacyjnym takim jak: spółki kapitałowe, spółki osobowe, fundacje, spółdzielnie czy grupy kapitałowe
• konto osoby fizycznej.

Jakie funkcjonalności dostępne są w e-urzędzie?

1. Pisma: pismo ogólne, wniosek o stwierdzenie nadpłaty, czynny żal, wniosek o zaliczenie nadpłaty na poczet innych zobowiązań podatkowych, wyjaśnienie przeznaczenia wpłaty, zgłoszenie aktualizacyjne dla osób fizycznych ZAP-3, zawiadomienie ZAW-NR, wniosek o zwrot kosztów na zakup kasy fiskalnej;
2. Zaświadczenia: o wysokości dochodu w PIT, o wysokości przychodu, dochodu, podatku należnego oraz składek na ubezpieczenia wykazane w PIT, o niezaleganiu w podatkach;
3. Usługi: Twój e-Pit (zeznanie podatkowe PIT-28, PIT-36, PIT-37 i PIT-38), e-mikrofirma (faktury sprzedażowe krajowe, ewidencja VAT oraz generowanie plików JPK_VAT i JPK_FA),  mandaty, zwroty podatków, akty notarialne oraz historia złożonych deklaracji PIT, PCC, SD i VAT;
4. Dane podatnika;
5. Pełnomocnictwa

e-Urząd Skarbowy dostępny jest TUTAJ

Przepisy regulujące pracę zdalną weszły w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r. (Dz. U. z 2023 r. poz. 240) zastępując jednocześnie regulacje dotyczące telepracy.

Praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (w tym pod adresem zamieszkania pracownika) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Uzgodnienie takiej formy świadczenia pracy może nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę jak i w trakcie zatrudnienia. Uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika.

Pracodawca może dodatkowo polecić (bez uzgodnienia) pracę zdalną pracownikowi w szczególnych okolicznościach:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii albo stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• z powodu siły wyższej (np. pożar lub zalanie zakładu pracy)
• w sytuacji gdy zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe.

Pracodawca z kolei musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez:

• pracownika – rodzica dziecka (również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia) posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”;
• pracownika – rodzica dziecka (również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia) legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
• pracownika – rodzica dziecka (również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia) posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy – Prawo oświatowe;
• pracownicę w ciąży;
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,

Pracodawca może takiemu pracownikowi odmówić pracy zdalnej jedynie w sytuacji gdy jej wykonywanie nie jest możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy.

Dzięki nowym regulacjom pracownik zyskał również prawo do okazjonalnej pracy zdalnej w wymiarze 24 dni kalendarzowych w ciągu roku.

Osobie świadczącej pracę zdalną pracodawca zobowiązany jest zapewnić:

• materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do jej wykonywania,
• instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy,
• pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych,
• pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej,
• szkolenia i pomoc techniczną,
• możliwość  kontaktowania się z innymi pracownikami i korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej (na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników).

W przypadku, korzystania przez pracownika z prywatnych urządzeń technicznych będzie mu przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

WAŻNE! Niedopuszczalne jest zlecanie w ramach pracy zdalnej czynności:

• szczególnie niebezpiecznych,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• z zastosowaniem substancji szkodliwych dla zdrowia, żrących, promieniotwórczych, drażniących, uczulających lub innych o nieprzyjemnym zapachu, pylących lub intensywnie brudzących.

Więcej informacji można znaleźć w poradniku opublikowanym przez Państwową Inspekcję Pracy.