9 maja 2023 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o KSeF. Warto przypomnieć zatem podstawowe założenia systemu.

Krajowy System e-Faktur to ogólnopolski system teleinformatyczny, który służy do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych. Docelowo każdy przedsiębiorca będzie zobligowany do wystawiania standaryzowanych faktur w formacie xml. Po wprowadzeniu danych do systemu każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikujący, po czym zostaje zweryfikowana pod kątem zgodności danych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za wystawioną i doręczoną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego.

Podstawowe funkcje KSeF:

• wystawianie faktur ustrukturyzowanych oraz ich przechowywanie;
• otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych oraz dostęp do nich;
• zarządzanie uprawnieniami do korzystania z systemu;
• uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień;
• nadawanie e-Fakturom numerów identyfikujących;
• analiza i kontrola prawidłowości danych z e-Faktur;
• powiadamianie podmiotów o:
  • wystawieniu e-Faktury oraz nadanym jej numerze identyfikującym;
  • odrzuceniu faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem;
  • braku możliwości wystawienia e-Faktur – w przypadku niedostępności KSeF;
  • o braku uprawnień do korzystania z KSeF.

System KSeF to dodatkowe narzędzie organów podatkowych pozwalające na efektywniejszą weryfikację zdarzeń gospodarczych, co ma w założeniu zapobiegać ewentualnym nadużyciom. Jakie korzyści daje przedsiębiorcom?

• skrócenie czasu oczekiwania na zwrot VAT z 60 do 45 dni;
• uproszczony obieg dokumentów;
• zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur w wersji papierowej;
• pewność, że odbiorca otrzymał fakturę.

Od 1 lipca 2024 r. KSeF ma zostać obowiązującym standardem. Do tego czasu ma charakter fakultatywny. Podmioty zobowiązane mogą wykorzystać ten czas na prace wdrożeniowe oraz testowanie narzędzi informatycznych. Kto będzie objęty obowiązkiem wdrożenia KSeF?

• przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT;
• przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT;
• podatnicy zweryfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.

Od lipca fakturę będzie można wystawić na 2 sposoby:

• bezpośrednio w systemie KSeF z użyciem narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów,
• w programie finansowo-księgowym lub systemie magazynowo-sprzedażowym.

Korzystanie z obu sposobów wymaga uwierzytelnienia przez podatnika lub osobę uprawnioną kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym. Przed rozpoczęciem korzystania z KSeF należy zawiadomić właściwy Urząd Skarbowy o osobach uprawnionych. Z obowiązku tego zwolnione są jednoosobowe działalności gospodarcze.

Jak wygląda cała procedura:

1. wystawienie faktury,
2. przesłanie faktury do KSeF,
3. nadanie numeru identyfikującego przez KSeF lub odrzucenie faktury ze względu na błędy formalne,
4. wysłanie faktury do nabywcy, jeżeli wyraził na to zgodę.

Sprzedawca musi posiadać zgodę Nabywcy na wystawianie faktur ustrukturyzowanych. W przypadku braku zgody należy dostarczyć nabywcy fakturę w wersji papierowej lub drogą mailową w PDF.