W toku funkcjonowania systemu e-Faktur mogą wystąpić pewne okoliczności odbiegające od standardowego scenariusza. Wówczas przedsiębiorca będzie musiał skorzystać z innego trybu przesyłania faktur:

1. offline24 – w przypadku braku dostępu do internetu przedsiębiorca wystawia fakturę w systemie sprzedażowym i wysyła ją do KSeF niezwłocznie po nawiązaniu połączenia internetowego, jednak nie później niż następnego dnia roboczego. Datą wystawienia faktury będzie data wskazana przez wystawcę w polu P_1 struktury logicznej, a datą otrzymania przez nabywcę będzie data nadania fakturze numeru KSeF.
2. offline – w przypadku braku dostępności systemu ze względu na zaplanowaną przerwę techniczną podatnik wystawia fakturę w systemie sprzedażowym i wysyła fakturę do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu prac serwisowych. Daty wystawienia i odbioru faktury będą analogiczne jak w trybie offline24.
3. awaryjny – w przypadku awarii systemu KSeF faktury powinny być wysłane na serwer Ministerstwa Finansów w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Nabywca powinien otrzymać taką fakturę od razu sposób uzgodniony że sprzedawcą. Numer KSeF zostanie jej nadany później.
4. awaria całkowita – jest to nadzwyczajny scenariusz przewidziany na wypadek zagrożenia dla kraju lub infrastruktury. Wówczas faktury mogą być wystawiane w dowolny sposób (papierowo lub elektronicznie), ale bez obowiązku stosowania struktury FA(3) oraz wysyłania jej do KSeF nawet po staniu awarii.

Jak rozpoznać obowiązujący tryb? W razie problemów z internetem występujących po stronie użytkownika stosujemy tryb offline24. W przypadku ogłoszenia przez Ministerstwo przerwy serwisowej stosujemy tryb offline. W sytuacji pojawienia się komunikatu o awarii przechodzimy na tryb awaryjny. Jedynie wyjątkowo ekstremalne sytuacje będą powodowały konieczność wejścia w tryb awarii całkowitej.