W ramach systemu KSeF mamy do czynienia z różnym zakresem uprawnień:

1. nadawanie, zmiana i odbieranie uprawnień do korzystania z systemu,
2. wystawiania lub dostęp do faktur,
3. wystawianie faktur w ramach mechanizmy samofakturowania.

Administrowanie uprawnieniami możliwe jest na dwa sposoby:

• elektronicznie – za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF
• papierowo – za pomocą formularza ZAW-FA

Ta druga opcja przewidziana jest dla podatników nie będących osobami fizycznymi.

W przypadku osób fizycznych pierwotne uprawnienia o charakterze właścicielskim przypisane są automatycznie i nie wymagają dodatkowego zgłoszenia. Wystarczy zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF za pomocą Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Podmioty nie będące osobami fizycznymi mogą korzystać z KSeF w podobny sposób jeżeli posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną. W innym wypadku niezbędne będzie wskazanie osoby uprawnionej za pomocą zgłoszenia ZAW-FA.