Przepisy regulujące pracę zdalną weszły w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r. (Dz. U. z 2023 r. poz. 240) zastępując jednocześnie regulacje dotyczące telepracy.

Praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (w tym pod adresem zamieszkania pracownika) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Uzgodnienie takiej formy świadczenia pracy może nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę jak i w trakcie zatrudnienia. Uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika.

Pracodawca może dodatkowo polecić (bez uzgodnienia) pracę zdalną pracownikowi w szczególnych okolicznościach:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii albo stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• z powodu siły wyższej (np. pożar lub zalanie zakładu pracy)
• w sytuacji gdy zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe.

Pracodawca z kolei musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez:

• pracownika – rodzica dziecka (również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia) posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”;
• pracownika – rodzica dziecka (również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia) legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
• pracownika – rodzica dziecka (również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia) posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy – Prawo oświatowe;
• pracownicę w ciąży;
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,

Pracodawca może takiemu pracownikowi odmówić pracy zdalnej jedynie w sytuacji gdy jej wykonywanie nie jest możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy.

Dzięki nowym regulacjom pracownik zyskał również prawo do okazjonalnej pracy zdalnej w wymiarze 24 dni kalendarzowych w ciągu roku.

Osobie świadczącej pracę zdalną pracodawca zobowiązany jest zapewnić:

• materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do jej wykonywania,
• instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy,
• pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych,
• pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej,
• szkolenia i pomoc techniczną,
• możliwość  kontaktowania się z innymi pracownikami i korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej (na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników).

W przypadku, korzystania przez pracownika z prywatnych urządzeń technicznych będzie mu przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

WAŻNE! Niedopuszczalne jest zlecanie w ramach pracy zdalnej czynności:

• szczególnie niebezpiecznych,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• z zastosowaniem substancji szkodliwych dla zdrowia, żrących, promieniotwórczych, drażniących, uczulających lub innych o nieprzyjemnym zapachu, pylących lub intensywnie brudzących.

Więcej informacji można znaleźć w poradniku opublikowanym przez Państwową Inspekcję Pracy.