Zaliczka na poczet przyszłej dostawy towaru lub świadczenia usługi otrzymana od osoby fizycznej podlega rejestracji na kasie fiskalnej. Obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą otrzymania części należności, jeżeli nastąpiło to przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT).

Nieco inaczej obowiązek podatkowy wygląda z perspektywy podatków dochodowych. Zgodnie z ogólną zasadą przychód powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi. Wtedy też należy rozliczyć otrzymaną zaliczkę. W praktyce może to być dosyć problematyczne – wymaga od podatnika prowadzenia dodatkowej ewidencji przyjętych zaliczek. Podczas księgowania raportu należy pamiętać o pomniejszeniu go o kwotę netto przyjętych zaliczek.

Od niedawna istniej również drugie rozwiązanie – za datę przychodu można uznać datę przyjęcia zaliczki (art. 14 ust. 1j – 1l ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Wówczas moment powstania przychodu dla celów VAT i PIT będzie jednakowy. Podatnicy chcąc korzystać z tego uproszczenia powinni zawiadomić naczelnika właściwego urzędu skarbowego o wyborze tego sposobu ustalania daty powstania przychodu w terminie do 20 stycznia. Termin zgłoszenia dla podatników rozpoczynających rejestrowanie obrotów za pomocą kasy fiskalnej to 20 dzień następnego miesiąca.