Kolejnym etapem w procesie wdrażania KSeF jest przydzielenie uprawnień. Odbywa się to z poziomu Aplikacji Podatnik w KSeF.

Rodzaje uprawnień:

• do pracy w ramach KSeF – nadawane osobie fizycznej, np. pracownikowi lub wspólnikowi spółki,
• do wystawiania faktur w ramach samofakturowania – nadawane innemu podmiotowi,
• do wystawiania i dostępu do faktur jako przedstawiciel podatkowy w ramach KSeF,
• do wystawiania i dostępu do faktur – nadawane innemu podmiotowi, np. biuru rachunkowemu.

Najszerszy możliwy zakres uprawnień dotyczy osoby fizycznej i obejmuje on następujące czynności:

• zarządzanie jednostkami zależnymi,
• zarządzanie uprawnieniami w KSeF,
• przeglądanie uprawnień w KSeF,
• wystawianie faktur ustrukturyzowanych,
• dostęp do faktur w KSeF,
• generowanie UPO.

Możliwe jest przydzielenie wszystkich powyższych uprawnień lub tylko wybranych.

Uprawnienia przydzielane innym podmiotom obejmują jedynie możliwość wystawiania i dostępu do faktur.

Identyfikatorem osoby fizycznej jest PESEL, natomiast w przypadku podmiotów jest to numer NIP.

Podmioty, którym udzielono uprawnienia mają możliwość jego delegowania na osoby fizyczne. Przykład: Klient biura rachunkowego nadaje biuru uprawnienie do wystawiania i dostępu do faktur. Z kolei biuro uprawnia swojego pracownika do dostępu i/lub wystawiania faktur w imieniu Klienta.

 

Od 1 lipca 2024 r. wchodzi w życie Krajowy System e-Faktur (KSeF). Dla wielu podmiotów oznacza to rewolucję w fakturowaniu. Warto zatem przygotować się do tego procesu z wyprzedzeniem i opracować szczegółowy plan wdrożeniowy.

Punktem wyjścia jest przydzielenie uprawnień do funkcjonowania w KSeF. Warto zatem zacząć od Aplikacji Podatnika w KseF dostępnej na stronie podatki.gov.pl.

Aplikacja ta pozwala na:

• wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-faktur,
• zarządzanie uprawnieniami.

Logowanie możliwe jest po uprzednim uwierzytelnieniu, które odbywa się za pomocą:

• profilu zaufanego (osoby fizyczne)
• certyfikatu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej (pozostałe podmioty).

Osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą domyślnie przypisane są uprawnienia właścicielskie. Pozostałe podmioty uprawnienia muszą przydzielić poprzez zgłoszenie do US za pomocą formularza ZAW-FA. Z obowiązku zawiadamiania US zwolnione są podmioty posiadające pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP. Wówczas korzystanie z KSeF odbywa się na zasadzie pierwotnych uprawnień właścicielskich.

Rodzaje uprawnień:

1. nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,
2. wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
3. wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Jakie czynności możliwe są po zalogowaniu do aplikacji?

1. wystawianie faktur w oparciu o gotowy formularz,
2. wczytywanie faktur z plików xml,
3. przeglądanie faktur sprzedażowych i zakupowych,
4. nadawanie uprawnień innym podmiotom oraz zarządzanie nimi,
5. generowanie tokenów,
6. generowanie wewnętrznych identyfikatorów – dedykowanych dla dużych podmiotów.

9 maja 2023 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o KSeF. Warto przypomnieć zatem podstawowe założenia systemu.

Krajowy System e-Faktur to ogólnopolski system teleinformatyczny, który służy do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych. Docelowo każdy przedsiębiorca będzie zobligowany do wystawiania standaryzowanych faktur w formacie xml. Po wprowadzeniu danych do systemu każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikujący, po czym zostaje zweryfikowana pod kątem zgodności danych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za wystawioną i doręczoną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego.

Podstawowe funkcje KSeF:

• wystawianie faktur ustrukturyzowanych oraz ich przechowywanie;
• otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych oraz dostęp do nich;
• zarządzanie uprawnieniami do korzystania z systemu;
• uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień;
• nadawanie e-Fakturom numerów identyfikujących;
• analiza i kontrola prawidłowości danych z e-Faktur;
• powiadamianie podmiotów o:
  • wystawieniu e-Faktury oraz nadanym jej numerze identyfikującym;
  • odrzuceniu faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem;
  • braku możliwości wystawienia e-Faktur – w przypadku niedostępności KSeF;
  • o braku uprawnień do korzystania z KSeF.

System KSeF to dodatkowe narzędzie organów podatkowych pozwalające na efektywniejszą weryfikację zdarzeń gospodarczych, co ma w założeniu zapobiegać ewentualnym nadużyciom. Jakie korzyści daje przedsiębiorcom?

• skrócenie czasu oczekiwania na zwrot VAT z 60 do 45 dni;
• uproszczony obieg dokumentów;
• zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur w wersji papierowej;
• pewność, że odbiorca otrzymał fakturę.

Od 1 lipca 2024 r. KSeF ma zostać obowiązującym standardem. Do tego czasu ma charakter fakultatywny. Podmioty zobowiązane mogą wykorzystać ten czas na prace wdrożeniowe oraz testowanie narzędzi informatycznych. Kto będzie objęty obowiązkiem wdrożenia KSeF?

• przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT;
• przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT;
• podatnicy zweryfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.

Od lipca fakturę będzie można wystawić na 2 sposoby:

• bezpośrednio w systemie KSeF z użyciem narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów,
• w programie finansowo-księgowym lub systemie magazynowo-sprzedażowym.

Korzystanie z obu sposobów wymaga uwierzytelnienia przez podatnika lub osobę uprawnioną kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym. Przed rozpoczęciem korzystania z KSeF należy zawiadomić właściwy Urząd Skarbowy o osobach uprawnionych. Z obowiązku tego zwolnione są jednoosobowe działalności gospodarcze.

Jak wygląda cała procedura:

1. wystawienie faktury,
2. przesłanie faktury do KSeF,
3. nadanie numeru identyfikującego przez KSeF lub odrzucenie faktury ze względu na błędy formalne,
4. wysłanie faktury do nabywcy, jeżeli wyraził na to zgodę.

Sprzedawca musi posiadać zgodę Nabywcy na wystawianie faktur ustrukturyzowanych. W przypadku braku zgody należy dostarczyć nabywcy fakturę w wersji papierowej lub drogą mailową w PDF.