Od 1 listopada 2025 r. można składać wnioski o wydanie certyfikatu KSeF, który umożliwia wysyłanie i odbieranie faktur. Odbywa się to poprzez Moduł Certyfikatów i Uprawnień. Jak uzyskać certyfikat?

1. wejdź na stronę https://ksef.podatki.gov.pl/modul-certyfikatow-i-uprawnien-mcu/
2. przejdź do aplikacji MCU
3. wybierz sposób logowania: profil zaufany, certyfikat kwalifikowany lub odcisk palca certyfikatu kwalifikowanego
4. wprowadź kontekst logowania –> NIP
5. podpisz żądanie uwierzytelnienia do systemu za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub certyfikatu kwalifikowanego
6. wnioskuj o certyfikat –> podaj swoją nazwę certyfikatu i nadaj mu hasło
7. generuj certyfikat
8. wybierz przeznaczenie certyfikatu: podpis linku do weryfikacji wystawcy lub uwierzytelnienie w systemie KSeF
9. wprowadź datę ważności certyfikatu – bieżąca lub przyszła (certyfikat będzie ważny 2 lata od podanej daty)
10. wyślij wniosek o wydanie certyfikatu
11. certyfikat jest gotowy do pobrania

Wygenerowany certyfikat jest widoczny na liści certyfikatów, można go z tego poziomu pobrać i zapisać, a także unieważnić w razie takiej potrzeby.

Obowiązek wysyłania faktur ustrukturyzowanych będzie wchodził w życie etapami. Z kolei odbieranie faktur stanie się obligatoryjne dla wszystkich podatników już z dniem 1.02.2026 r. W jaki sposób można odbierać faktury z KSeF? Istnieje kilka rozwiązań:

1. pobranie faktur z poziomu Aplikacji Podatnika KSeF – dostępne są formaty: pdf, xml i HTML,

2. pobranie faktur za pomocą kodu QR bez konieczności logowania,

3. z wykorzystaniem programów księgowych lub sprzedażowo-magazynowych.

Ta ostatnia opcja pozwala na zautomatyzowanie całego procesu. Wymaga jednak odpowiedniej konfiguracji posiadanego oprogramowania bądź nabycia dodatkowych narzędzi zapewniających integrację oprogramowania z systemem KSeF, tak aby wymiana danych przebiegała automatycznie.

W celu wysłania faktury do KSeF niezbędne jest jej wystawienie w programie sprzedażowym. W kolejnym kroku zostaje wygenerowany plik xml zgodny z aktualnie obowiązującym schematem FA. Następnie gotowy plik wysyłany jest do KSeF. System nadaje mu unikalny numer identyfikacyjny, dzięki któremu dokument staje się fakturą. Z chwilą nadania numeru fakturę uznaje się za wystawioną i odebraną przez nabywcę. Czy plik należy wysłać do KSeF niezwłocznie po jego wystawieniu? Można to zrobić od razu lub zbiorczo na koniec dnia. Należy pamiętać, że termin przesłania faktury do KSeF upływa następnego dnia roboczego po jej wystawieniu.

Co w sytuacji gdy przedsiębiorca nie używa oprogramowania do fakturowania? Fakturę można wystawić z poziomu Aplikacji Podatnika KSeF, czyli bezpłatnego narzędzia udostępnianego przez Ministerstwo Finansów. Aplikacja obecnie dostępna jest zarówno w wersji desktopowej jak i mobilnej.

Krajowy System e-Faktur będzie stawał się obowiązkowy etapowo, zgodnie z poniższym harmonogramem:

Rewolucja w fakturowaniu powoli staje się faktem. To dobry moment, żeby przypomnieć sobie podstawowe założenia systemu oraz zweryfikować swój stopień gotowości do wprowadzenia systemu w życie.

Czym w ogóle jest KSeF? KSeF czyli Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów umożliwiająca wystawiani, wysyłanie, odbieranie i przechowywanie ustrukturyzowanych faktur w postaci elektronicznej. To, co do tej pory uważane było za fakturę będzie jedynie projektem finalnego dokumentu. Pełnoprawną fakturą stanie się w momencie nadania jej unikalnego numeru. Numer ten będzie przypisywany automatycznie po prawidłowym wysłaniu pliku xml zawierającego e-fakturę do bazy KSeF. Struktura standardowego numeru KSeF prezentuje się następująco: 9999999999-RRRRMMDD-XXXXXXXXXXXX-XX. Czym są poszczególne elementy numeru?

9999999999 – NIP sprzedawcy

RRRRMMDD – data przesłania faktury do KSeF

XXXXXXXXXXXX – ciąg znaków generowany automatycznie

XX – suma kontrolna – wartość wyliczana automatycznie

Podstawy prawne:

1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535)
2. Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1598)
3. Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1203)
4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r.  sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U.2021.2481) 

Kolejnym etapem w procesie wdrażania KSeF jest przydzielenie uprawnień. Odbywa się to z poziomu Aplikacji Podatnik w KSeF.

Rodzaje uprawnień:

• do pracy w ramach KSeF – nadawane osobie fizycznej, np. pracownikowi lub wspólnikowi spółki,
• do wystawiania faktur w ramach samofakturowania – nadawane innemu podmiotowi,
• do wystawiania i dostępu do faktur jako przedstawiciel podatkowy w ramach KSeF,
• do wystawiania i dostępu do faktur – nadawane innemu podmiotowi, np. biuru rachunkowemu.

Najszerszy możliwy zakres uprawnień dotyczy osoby fizycznej i obejmuje on następujące czynności:

• zarządzanie jednostkami zależnymi,
• zarządzanie uprawnieniami w KSeF,
• przeglądanie uprawnień w KSeF,
• wystawianie faktur ustrukturyzowanych,
• dostęp do faktur w KSeF,
• generowanie UPO.

Możliwe jest przydzielenie wszystkich powyższych uprawnień lub tylko wybranych.

Uprawnienia przydzielane innym podmiotom obejmują jedynie możliwość wystawiania i dostępu do faktur.

Identyfikatorem osoby fizycznej jest PESEL, natomiast w przypadku podmiotów jest to numer NIP.

Podmioty, którym udzielono uprawnienia mają możliwość jego delegowania na osoby fizyczne. Przykład: Klient biura rachunkowego nadaje biuru uprawnienie do wystawiania i dostępu do faktur. Z kolei biuro uprawnia swojego pracownika do dostępu i/lub wystawiania faktur w imieniu Klienta.

Od 1 lipca 2024 r. wchodzi w życie Krajowy System e-Faktur (KSeF). Dla wielu podmiotów oznacza to rewolucję w fakturowaniu. Warto zatem przygotować się do tego procesu z wyprzedzeniem i opracować szczegółowy plan wdrożeniowy.

Punktem wyjścia jest przydzielenie uprawnień do funkcjonowania w KSeF. Warto zatem zacząć od Aplikacji Podatnika w KseF dostępnej na stronie podatki.gov.pl.

Aplikacja ta pozwala na:

• wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-faktur,
• zarządzanie uprawnieniami.

Logowanie możliwe jest po uprzednim uwierzytelnieniu, które odbywa się za pomocą:

• profilu zaufanego (osoby fizyczne)
• certyfikatu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej (pozostałe podmioty).

Osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą domyślnie przypisane są uprawnienia właścicielskie. Pozostałe podmioty uprawnienia muszą przydzielić poprzez zgłoszenie do US za pomocą formularza ZAW-FA. Z obowiązku zawiadamiania US zwolnione są podmioty posiadające pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP. Wówczas korzystanie z KSeF odbywa się na zasadzie pierwotnych uprawnień właścicielskich.

Rodzaje uprawnień:

1. nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,
2. wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
3. wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Jakie czynności możliwe są po zalogowaniu do aplikacji?

1. wystawianie faktur w oparciu o gotowy formularz,
2. wczytywanie faktur z plików xml,
3. przeglądanie faktur sprzedażowych i zakupowych,
4. nadawanie uprawnień innym podmiotom oraz zarządzanie nimi,
5. generowanie tokenów,
6. generowanie wewnętrznych identyfikatorów – dedykowanych dla dużych podmiotów.

9 maja 2023 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o KSeF. Warto przypomnieć zatem podstawowe założenia systemu.

Krajowy System e-Faktur to ogólnopolski system teleinformatyczny, który służy do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych. Docelowo każdy przedsiębiorca będzie zobligowany do wystawiania standaryzowanych faktur w formacie xml. Po wprowadzeniu danych do systemu każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikujący, po czym zostaje zweryfikowana pod kątem zgodności danych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za wystawioną i doręczoną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego.

Podstawowe funkcje KSeF:

• wystawianie faktur ustrukturyzowanych oraz ich przechowywanie;
• otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych oraz dostęp do nich;
• zarządzanie uprawnieniami do korzystania z systemu;
• uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień;
• nadawanie e-Fakturom numerów identyfikujących;
• analiza i kontrola prawidłowości danych z e-Faktur;
• powiadamianie podmiotów o:
  • wystawieniu e-Faktury oraz nadanym jej numerze identyfikującym;
  • odrzuceniu faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem;
  • braku możliwości wystawienia e-Faktur – w przypadku niedostępności KSeF;
  • o braku uprawnień do korzystania z KSeF.

System KSeF to dodatkowe narzędzie organów podatkowych pozwalające na efektywniejszą weryfikację zdarzeń gospodarczych, co ma w założeniu zapobiegać ewentualnym nadużyciom. Jakie korzyści daje przedsiębiorcom?

• skrócenie czasu oczekiwania na zwrot VAT z 60 do 45 dni;
• uproszczony obieg dokumentów;
• zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur w wersji papierowej;
• pewność, że odbiorca otrzymał fakturę.

Od 1 lipca 2024 r. KSeF ma zostać obowiązującym standardem. Do tego czasu ma charakter fakultatywny. Podmioty zobowiązane mogą wykorzystać ten czas na prace wdrożeniowe oraz testowanie narzędzi informatycznych. Kto będzie objęty obowiązkiem wdrożenia KSeF?

• przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT;
• przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT;
• podatnicy zweryfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.

Od lipca fakturę będzie można wystawić na 2 sposoby:

• bezpośrednio w systemie KSeF z użyciem narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów,
• w programie finansowo-księgowym lub systemie magazynowo-sprzedażowym.

Korzystanie z obu sposobów wymaga uwierzytelnienia przez podatnika lub osobę uprawnioną kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym. Przed rozpoczęciem korzystania z KSeF należy zawiadomić właściwy Urząd Skarbowy o osobach uprawnionych. Z obowiązku tego zwolnione są jednoosobowe działalności gospodarcze.

Jak wygląda cała procedura:

1. wystawienie faktury,
2. przesłanie faktury do KSeF,
3. nadanie numeru identyfikującego przez KSeF lub odrzucenie faktury ze względu na błędy formalne,
4. wysłanie faktury do nabywcy, jeżeli wyraził na to zgodę.

Sprzedawca musi posiadać zgodę Nabywcy na wystawianie faktur ustrukturyzowanych. W przypadku braku zgody należy dostarczyć nabywcy fakturę w wersji papierowej lub drogą mailową w PDF.