Od 1 listopada 2025 r. można składać wnioski o wydanie certyfikatu KSeF, który umożliwia wysyłanie i odbieranie faktur. Odbywa się to poprzez Moduł Certyfikatów i Uprawnień. Jak uzyskać certyfikat?

1. wejdź na stronę https://ksef.podatki.gov.pl/modul-certyfikatow-i-uprawnien-mcu/
2. przejdź do aplikacji MCU
3. wybierz sposób logowania: profil zaufany, certyfikat kwalifikowany lub odcisk palca certyfikatu kwalifikowanego
4. wprowadź kontekst logowania –> NIP
5. podpisz żądanie uwierzytelnienia do systemu za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub certyfikatu kwalifikowanego
6. wnioskuj o certyfikat –> podaj swoją nazwę certyfikatu i nadaj mu hasło
7. generuj certyfikat
8. wybierz przeznaczenie certyfikatu: podpis linku do weryfikacji wystawcy lub uwierzytelnienie w systemie KSeF
9. wprowadź datę ważności certyfikatu – bieżąca lub przyszła (certyfikat będzie ważny 2 lata od podanej daty)
10. wyślij wniosek o wydanie certyfikatu
11. certyfikat jest gotowy do pobrania

Wygenerowany certyfikat jest widoczny na liści certyfikatów, można go z tego poziomu pobrać i zapisać, a także unieważnić w razie takiej potrzeby.

Lista kontrolna weryfikująca gotowość na KSeF:

• sprawdź czy posiadane oprogramowanie umożliwia połączenie z KSeF i w jaki sposób się to odbywa,
• zaktualizuj oprogramowanie,
• zarejestruj się w systemie KSeF,
• zaloguj się do portalu KSeF,
• sprawdź jak wygląda środowisko KSeF od środka,
• ustal uprawnienia i ich zakres,
• wygeneruj tokeny lub certyfikaty,
• zaktualizuj wewnętrzne procedury obiegu dokumentów,
• opracuj plan działania w razie niedostępności  KSeF,
• uzgodnij z kontrahentami zasady dostarczania faktur,
• wykonaj testowa wysyłkę oraz odbiór dokumentów z KseF.

Krajowy System eFaktur oznacza na pewno rewolucję dla przedsiębiorców i biur rachunkowych. Jakie są podstawowe zalety tego rozwiązania:

• szybszy zwrot VAT – skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni,
• automatyzacja procesów fakturowania i księgowania, co pozwoli na oszczędność czasu,
• sprawniejszy obieg dokumentów między podmiotami,
• paperless – redukcja papierowych dokumentów w codziennej działalności,
• gwarancja dostarczenia dokumentu odbiorcy,
• ustandaryzowany format faktury – ułatwi ich przetwarzanie i automatyzacje procesów,
• likwidacja obowiązku przesyłania pliku JPK_FA na żądanie urzędów skarbowych.

Jakie są wady KSeF:

• ryzyko awarii i przestoju,
• brak marginesu błędu przy wystawianiu faktury,
• koszty wdrożenia zmian w oprogramowaniu,
• dodatkowe obowiązki,
• ryzyko cyberataków oraz wycieku danych.

Użytkownicy oprogramowania finansowo-księgowego WAPRO Kaper i WAPRO Fakir oraz oprogramowania sprzedażowo-magazynowego WAPRO Mag mogą w łatwy sposób powiązać swoje systemy z KSeF za pomocą narzędzia Businesslink. Pozwala ono na automatyzację wymiany dokumentów, umożliwiając:

1. wysyłanie faktury sprzedażowych wystawionych w WAPRO Mag do KSeF,
2. odbieranie faktur zakupowych z KSeF i importowanie ich do WAPRO Mag, WAPRO Kaper i WAPRO Fakir,
3. wysyłanie faktur sprzedażowych do kontrahentów.

Usługa dostępna jest w wersji abonamentowej, a użytkownik ma do wyboru różne warianty licencyjne. Różnią się między sobą przede wszystkim pulą dokumentów możliwych do przesłania i odebrania w ramach poniesionej opłaty. Po wykorzystaniu dostępnej puli dokumentów można dokupić kolejny pakiet niezależnie od obowiązującego okresu abonamentowego. Wariant BIURO dedykowany jest dla Biur Rachunkowych, natomiast wariant BIZNES dla pozostałych użytkowników. Szczegółowy cennik dostępny jest TUTAJ.

W tej chwili podstawowym narzędziem służącym do uwierzytelnienia w systemie KSeF jest token. Jest to unikalny 40-znakowy kod działający na zasadzie cyfrowego pełnomocnictwa dla zewnętrznych systemów księgowych i sprzedażowych umożliwiający automatyczne łączenie się z serwerem Ministerstwa Finansów w celu wysłania i pobierania faktur. Token można wygenerować z poziomu Aplikacji Podatnika, a następnie wprowadzić go do systemu księgowego lub sprzedażowego. Jest to rozwiązanie przejściowe i obowiązywać będzie do końca 2026 r., a finalnie zostanie zastąpione przez certyfikat KSeF.

Od 1 listopada 2025 r. podstawowym narzędziem do uwierzytelniania w systemie będzie certyfikat. Będzie można go uzyskać poprzez Moduł Certyfikatów i Uprawnień. Kto może wystąpić o certyfikat bez konieczności spełniania dodatkowych warunków:

• osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA,
• osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie,
• podmioty nie będące osobami fizycznymi, ale posiadające uprawnienia właścicielskie, wykorzystujące pieczęć kwalifikowaną jako narzędzie uwierzytelniające.

Generowanie certyfikatów poprzez MCU jest rozwiązaniem o charakterze tymczasowym. Od lutego 2026 r. funkcjonalność ta będzie dostępna w Aplikacji Podatnika KSeF.

Certyfikat będzie narzędziem wydawanym na okres maksymalnie 2 lat i konieczne będzie jego odnawianie. Do czego będzie służył:

• jako narzędzie uwierzytelniające w systemie KSeF (certyfikat typu 1),
• do oznaczania faktur wystawianych w trybie awaryjnym (certyfikat typu 2).

Certyfikat będzie wydawany osobie fizycznej identyfikowanej po numerze NIP (jednoosobowa działalność gospodarcza) lub PESEL.

Podstawowa różnica między tokenem a certyfikatem polega na ich funkcjonalności. Token zawiera w sobie zakres uprawnień nadany w momencie jego generowania, natomiast certyfikat służy wyłącznie uwierzytelnieniu. Jeden certyfikat będzie mógł być wykorzystany do pracy w ramach różnych podmiotów, z kolei token jest generowany przez każdy podmiot z osobna.

Jakie dokumenty wystawione przed podmioty zobligowane będą objęte obowiązkiem wysyłki do KSeF?

• faktury VAT,
• faktury bez VAT wystawiane przez podatników zwolnionych z VAT,
• faktury VAT marża,
• faktury VAT RR,
• faktury do paragonu,
• faktury zaliczkowe,
• faktury końcowe,
• faktury korygujące,
• faktury dokumentujące wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów oraz wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług,
• faktury dokumentujące eksport towarów oraz usług.

Jak dokumenty zostały wyłączone z obowiązku przesyłania do KSeF?

• bilety spełniające funkcję faktury,
• faktury wystawiana w ramach procedury OSS i IOSS,
• faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (b2c),
• faktury z kas rejestrujących,
• faktury uproszczone do 450 zł.

W toku funkcjonowania systemu e-Faktur mogą wystąpić pewne okoliczności odbiegające od standardowego scenariusza. Wówczas przedsiębiorca będzie musiał skorzystać z innego trybu przesyłania faktur:

1. offline24 – w przypadku braku dostępu do internetu przedsiębiorca wystawia fakturę w systemie sprzedażowym i wysyła ją do KSeF niezwłocznie po nawiązaniu połączenia internetowego, jednak nie później niż następnego dnia roboczego. Datą wystawienia faktury będzie data wskazana przez wystawcę w polu P_1 struktury logicznej, a datą otrzymania przez nabywcę będzie data nadania fakturze numeru KSeF.
2. offline – w przypadku braku dostępności systemu ze względu na zaplanowaną przerwę techniczną podatnik wystawia fakturę w systemie sprzedażowym i wysyła fakturę do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu prac serwisowych. Daty wystawienia i odbioru faktury będą analogiczne jak w trybie offline24.
3. awaryjny – w przypadku awarii systemu KSeF faktury powinny być wysłane na serwer Ministerstwa Finansów w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Nabywca powinien otrzymać taką fakturę od razu sposób uzgodniony że sprzedawcą. Numer KSeF zostanie jej nadany później.
4. awaria całkowita – jest to nadzwyczajny scenariusz przewidziany na wypadek zagrożenia dla kraju lub infrastruktury. Wówczas faktury mogą być wystawiane w dowolny sposób (papierowo lub elektronicznie), ale bez obowiązku stosowania struktury FA(3) oraz wysyłania jej do KSeF nawet po staniu awarii.

Jak rozpoznać obowiązujący tryb? W razie problemów z internetem występujących po stronie użytkownika stosujemy tryb offline24. W przypadku ogłoszenia przez Ministerstwo przerwy serwisowej stosujemy tryb offline. W sytuacji pojawienia się komunikatu o awarii przechodzimy na tryb awaryjny. Jedynie wyjątkowo ekstremalne sytuacje będą powodowały konieczność wejścia w tryb awarii całkowitej.

Obowiązek wysyłania faktur ustrukturyzowanych będzie wchodził w życie etapami. Z kolei odbieranie faktur stanie się obligatoryjne dla wszystkich podatników już z dniem 1.02.2026 r. W jaki sposób można odbierać faktury z KSeF? Istnieje kilka rozwiązań:

1. pobranie faktur z poziomu Aplikacji Podatnika KSeF – dostępne są formaty: pdf, xml i HTML,

2. pobranie faktur za pomocą kodu QR bez konieczności logowania,

3. z wykorzystaniem programów księgowych lub sprzedażowo-magazynowych.

Ta ostatnia opcja pozwala na zautomatyzowanie całego procesu. Wymaga jednak odpowiedniej konfiguracji posiadanego oprogramowania bądź nabycia dodatkowych narzędzi zapewniających integrację oprogramowania z systemem KSeF, tak aby wymiana danych przebiegała automatycznie.

W celu wysłania faktury do KSeF niezbędne jest jej wystawienie w programie sprzedażowym. W kolejnym kroku zostaje wygenerowany plik xml zgodny z aktualnie obowiązującym schematem FA. Następnie gotowy plik wysyłany jest do KSeF. System nadaje mu unikalny numer identyfikacyjny, dzięki któremu dokument staje się fakturą. Z chwilą nadania numeru fakturę uznaje się za wystawioną i odebraną przez nabywcę. Czy plik należy wysłać do KSeF niezwłocznie po jego wystawieniu? Można to zrobić od razu lub zbiorczo na koniec dnia. Należy pamiętać, że termin przesłania faktury do KSeF upływa następnego dnia roboczego po jej wystawieniu.

Co w sytuacji gdy przedsiębiorca nie używa oprogramowania do fakturowania? Fakturę można wystawić z poziomu Aplikacji Podatnika KSeF, czyli bezpłatnego narzędzia udostępnianego przez Ministerstwo Finansów. Aplikacja obecnie dostępna jest zarówno w wersji desktopowej jak i mobilnej.

Krajowy System e-Faktur będzie stawał się obowiązkowy etapowo, zgodnie z poniższym harmonogramem: