W celu wysłania faktury do KSeF niezbędne jest jej wystawienie w programie sprzedażowym. W kolejnym kroku zostaje wygenerowany plik xml zgodny z aktualnie obowiązującym schematem FA. Następnie gotowy plik wysyłany jest do KSeF. System nadaje mu unikalny numer identyfikacyjny, dzięki któremu dokument staje się fakturą. Z chwilą nadania numeru fakturę uznaje się za wystawioną i odebraną przez nabywcę. Czy plik należy wysłać do KSeF niezwłocznie po jego wystawieniu? Można to zrobić od razu lub zbiorczo na koniec dnia. Należy pamiętać, że termin przesłania faktury do KSeF upływa następnego dnia roboczego po jej wystawieniu.

Co w sytuacji gdy przedsiębiorca nie używa oprogramowania do fakturowania? Fakturę można wystawić z poziomu Aplikacji Podatnika KSeF, czyli bezpłatnego narzędzia udostępnianego przez Ministerstwo Finansów. Aplikacja obecnie dostępna jest zarówno w wersji desktopowej jak i mobilnej.