Od 1 lipca 2024 r. wchodzi w życie Krajowy System e-Faktur (KSeF). Dla wielu podmiotów oznacza to rewolucję w fakturowaniu. Warto zatem przygotować się do tego procesu z wyprzedzeniem i opracować szczegółowy plan wdrożeniowy.

Punktem wyjścia jest przydzielenie uprawnień do funkcjonowania w KSeF. Warto zatem zacząć od Aplikacji Podatnika w KseF dostępnej na stronie podatki.gov.pl.

Aplikacja ta pozwala na:

• wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-faktur,
• zarządzanie uprawnieniami.

Logowanie możliwe jest po uprzednim uwierzytelnieniu, które odbywa się za pomocą:

• profilu zaufanego (osoby fizyczne)
• certyfikatu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej (pozostałe podmioty).

Osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą domyślnie przypisane są uprawnienia właścicielskie. Pozostałe podmioty uprawnienia muszą przydzielić poprzez zgłoszenie do US za pomocą formularza ZAW-FA. Z obowiązku zawiadamiania US zwolnione są podmioty posiadające pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP. Wówczas korzystanie z KSeF odbywa się na zasadzie pierwotnych uprawnień właścicielskich.

Rodzaje uprawnień:

1. nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,
2. wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
3. wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Jakie czynności możliwe są po zalogowaniu do aplikacji?

1. wystawianie faktur w oparciu o gotowy formularz,
2. wczytywanie faktur z plików xml,
3. przeglądanie faktur sprzedażowych i zakupowych,
4. nadawanie uprawnień innym podmiotom oraz zarządzanie nimi,
5. generowanie tokenów,
6. generowanie wewnętrznych identyfikatorów – dedykowanych dla dużych podmiotów.